Informativa sul trattamento dei dati personali - Beneficiari

Questa Informativa Privacy è stata approvata in data 24 marzo 2023

Lo scopo del presente documento (l’“Informativa”) è di informare il destinatario di un piano di welfare aziendale (di seguito l’“Interessato”) dell’azienda cliente di Tundr Tech Corporation S.r.l. su come i suoi dati personali, come sotto meglio descritti (i “Dati Personali”), saranno raccolti e trattati dal Titolare, come di seguito definito, conformemente agli obblighi previsti dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio, del 27aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati(nel seguito il “GDPR”) e dalle ulteriori norme applicabili in tema di protezione dei dati personali.

La presente Informativa potrà essere modificata in ogni momento senza obbligo alcuno e a esclusiva discrezionalità del Titolare, in tutto o in parte, mediante aggiornamento della stessa. In tal caso il Titolare ne darà avviso tramite apposita comunicazione inviata all’Interessato, momento a partire dal quale le predette modifiche diverranno efficaci e vincolanti per l’Interessato medesimo.

La presente Informativa èstata redatta sulla base del principio della trasparenza e di tutti glielementi richiesti dal GDPR.

1.          Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento è Tundr Tech Corporation S.r.l., con sede in PiazzaCastello 16, 20121 Milano, P.IVA: 11706560965 (il “Titolare” o “Tundr”).Il sito internet del Titolare è  https://tundr.tech/

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2.         Natura dei dati

Le tipologie di Dati Personali relativi all’Interessato trattati dal Titolare:

(i)         Dati anagrafici e di contatto come, ad esempio, nome, cognome, indirizzo di residenza, codice fiscale, indirizzo e-mail e/o numero di telefono cellulare;

(ii)        Dati personali rivelati o generati da transazioni effettuate su una carta di pagamento emessa da un intermediario autorizzato e utilizzata per finalità di welfare aziendale, nei limiti in cui tali operazioni possano contenere o rivelare dati sull’Interessato (ad es., la tipologia di acquisti effettuati, il luogo dove è stata utilizzata la carta, ecc.).

Qualora i Dati Personali non siano stati ottenuti direttamente dall’Interessato, gli stessi sono forniti al Titolare dal datore di lavoro dell’Interessato o da altri soggetti (quale ad esempio il partner Swan).

Tundr non richiede e non tratta di sua iniziativa dati particolari degli Interessati (quali quelli che rivelano l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, e le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, i dati genetici, i dati biometrici - intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, i dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona). Tuttavia è possibile che il Titolare, per dare esecuzione a specifiche richieste di servizi e operazioni inerenti al rapporto con l’Interessato tra cui, ad esempio, la valutazione circa la compatibilità con il piano welfare di transazioni con carta che possano rivelare l’orientamento politico o altri dati particolari (es. il pagamento di quote associative a partiti o sindacati ad associazioni, a centri medici, ecc.) debba trattare tali dati. Poiché Tundr non può intercettare o rifiutare queste richieste prima che le stesse siano oggetto di trattamento da parte della stessa Tundr, la proposta di contratto non potrà essere accettata qualora l'Interessato non abbia dichiarato il proprio consenso scritto al suddetto trattamento. I dati in questione verranno trattati esclusivamente per autorizzare il completamento dell’acquisto da parte dell’Interessato.Inoltre si precisa che benché il Titolare tratta dati transazionali (che possono anche riguardare dati particolari), questi non sono utilizzati per inferenze ulteriori sul beneficiario o forme di profilazione.

3.         Finalità del trattamento e base giuridica

I Dati Personali raccolti possono essere utilizzati per l’adempimento di obblighi contrattuali, precontrattuali e ogni altro obbligo derivante da una norma di legge. I Dati Personali verranno trattati per le seguenti finalità di tempo in tempo applicabili a seconda che si tratti di:

a.          Utilizzo dell’app per l’erogazione di servizi di welfare aziendale (i “Servizi”):

·           Finalità del trattamento dei Dati Personali:

la finalità della corretta e completa esecuzione del servizio Tundr ovvero l’utilizzo delle funzionalità dell’applicazione e della carta utilizzata per finalità di welfare aziendale sulle spese effettuate dall’Interessato (oggetto di rendicontazione nei termini di legge) riconducibili a specifici settori di spesa e nelle strutture selezionate.

·           Base giuridica del trattamento per i Dati Personali:

il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l’Interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali. La comunicazione dei dati è obbligatoria, diversamente iServizi non saranno disponibili. Per poter attivare l’account e usufruire dei servizi di pagamento verrà chiesto all’Interessato di procedere all’identificazione attraverso la procedura KYC (Know Your Customer) del partner Swan (https://swan.io), i Dati Personali richiesti da Swan in tale sede non saranno trattati da Tundr ma direttamente da Swan che procederà, in autonomia e su propria piattaforma, al riconoscimento del soggetto richiedente, le modalità della procedura sono visionabili all’indirizzo: https://www.swan.io/privacy-policy.

b.         Adempimento degli obblighi amministrativi e fiscali derivanti dall’erogazione e fruizione: deiServizi: 

·           Finalità del trattamento dei Dati Personali:adempimento di obblighi di legge o regolamenti applicabili.

·           Base giuridica del trattamento:Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo di legge al quale è soggetto il Titolare.

c.          Assistenza in relazione all’erogazione e fruizione dei servizi resi:

·           Finalità del trattamento dei Dati Personali:fornire all’Interessato assistenza al servizio erogato dal Titolare ossia servizi di customer care, di assistenza commerciale e tecnica.

·           Base giuridica del trattamento:Il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso; 

d.         Adempimento di obblighi previsti dalla Legge italiana, da un provvedimento, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità:

·           Finalità del trattamento dei Dati Personali:esecuzione di obblighi normativi che implicano il trattamento dei datiPersonali degli Interessati da parte del Titolare;

·           Base giuridica del trattamento:Il trattamento è necessario per adempiere un obbligo di legge al quale è soggetto il Titolare.

e.          Esercizio dei diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio:

·           Finalità del trattamento dei Dati Personali:consentire al Titolare di esercitare i propri diritti che implicano il trattamento di Dati Personali (ad es. in sede di giudizio);

·           Base giuridica del trattamento:Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse delTitolare o di terzi.

f.          Prevenzione e protezione da frodi e altre transazioni non autorizzate:

·           Finalità del trattamento dei Dati Personali:consentire al Titolare di prevenire o perseguire frodi perpetrate sul proprio applicativo;

·           Base giuridica del trattamento:Il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse delTitolare e dell’Interessato.

4.         Trattamento dei dati

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Il trattamento dei Dati Personali sarà eseguito mediante strumenti manuali, analogici, anche informatici, con modalità organizzative e logiche strettamente correlate alle finalità indicate al precedente art. 3 dell’Informativa. Il Titolare potrà all’occorrenza affidare a terze parti il trattamento dei Dati Personali anche in forza di apposita nomina a responsabili del trattamento da parte delTitolare.

Il trattamento per la finalità di marketing avverrà mediante cellulare, posta elettronica e banner, notifiche e messaggi sull’App.

Per maggiori informazioni l’Interessato può prendere contatto con il Titolare mediante i riferimenti indicati nel successivo paragrafo 10.

5.         Luogo di conservazione e trasferimento dei dati all’estero

I Dati Personali saranno conservati presso la sede operativa del Titolare e in ogni altro luogo in cui le parti coinvolte, compresi eventuali responsabili esterni del trattamento, siano localizzate. Non è previsto il trasferimento al di fuori dell’UnioneEuropea dei Dati Personali dell’Interessato. L’Interessato può chiedere in qualsiasi momento ulteriori informazioni sulle modalità di conservazione deiDati Personali inviando una mail agli indirizzi indicati nel paragrafo 10.

6.         Periodo di conservazione

I Dati Personali saranno conservati per il periodo strettamente necessario ad adempiere alle finalità per i quali sono stati raccolti. I Dati Personali saranno conservati per la tutta la durata degli obblighi contrattuali assunti dal Titolare nei confronti dell’Interessato, per il tempo necessario all’adempimento delle finalità ulteriori per il tempo necessario al rispetto degli obblighi di legge e regolamentari applicabili, nonché per finalità difensive proprie o di terzi.

Qualora il trattamento deiDati Personali sia basato sul consenso dell’Interessato, i Dati Personali potranno essere conservati dal Titolare sino alla revoca del consenso. I DatiPersonali potranno comunque essere conservati per un periodo più lungo se necessari per adempiere un obbligo di legge o per ordine di un’autorità. Tutti i Dati Personali saranno cancellati o conservati in una forma che non consenta l’identificazione dell’Interessato (anonimizzazione) entro 30 giorni dal termine del periodo di conservazione.

7.         Trattamenti automatizzati

I Dati Personali raccolti non saranno oggetto di alcun trattamento e/o processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, che possa produrre effetti giuridici per l’Interessato o che possa incidere su di esso in modo significativo. Si precisa che il Titolare in qualsiasi momento, a propria discrezionalità, potrebbe effettuare attività di profilazione dandone immediata comunicazione, ai sensi dell’art. 10, all’Interessato al fine di ottenerne il consenso.

8.         Diritti dell’Interessato

Un Interessato può esercitare i propri diritti in qualsiasi tempo comunicando tale volontà alTitolare. In particolare, l’Interessato può:

(i)         ove prestato, revocare il proprio consenso in ogni momento;

(ii)        ottenere informazioni sul come e il perché i propri Dati Personali vengono trattati;

(iii)       opporsi al trattamento dei propri DatiPersonali;

(iv)       accedere ai propri Dati Personali;

(v)       verificare i propri Dati Personali e chiederne la modifica o l’aggiornamento;

(vi)       ottenere la limitazione del trattamento ove possibile data la natura dei Dati Personali trattati e le finalità del trattamento;

(vii)      ottenere la cancellazione o rimozione dei propri Dati Personali;

(viii)     ricevere i propri Dati Personali o farli trasferire ad altro Titolare;

(ix)       proporre reclamo.

9.         Destinatari dei dati personali

I Dati Personali potranno essere resi accessibili, per le finalità sopra menzionate:

(i)         I dati non saranno diffusi ma comunicati a destinatari necessari per l’erogazione del servizio: Swan (https://swan.io) che autonomamente e attraverso la procedura KYC (Know Your Customer) procederà all’identificazione dell’Interessato per la prestazione di servizi di pagamento, Greenly (https://en.greenly.earth)per l’analisi sulla carbon footprint dell’Interessato e Storyly(https://storyly.io): framework e servizio per le stories e tutte le strutture selezionate. Le categorie di destinatari dei Dati Personali sono: operatori del settore informatico, fornitori di server, aggregatori, strutture che erogano i servizi oggetto del piano di welfare (es. palestre), agenzie di comunicazione, studi professionali e società di consulenza aziendale, istituiti bancari e finanziari, enti assicurativi. Tutti i soggetti sono autorizzati a Responsabili del trattamento ovvero oggetto di accordo di con titolarità. Per una lista completa dei destinatari di Dati Personali è possibile contattare il Titolare.

(ii)        alle società terze o altri soggetti nella loro qualità di titolari autonomi, o che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.

(iii)      alla Pubblica Amministrazione o agli organi di polizia o giudiziari per motivi di sicurezza e conformità alle leggi. Al riguardo, il Titolare si riserva di divulgare i dati dell’Interessato a terzi qualora ritenga che la divulgazione sia:

§   richiesta dalla legge;

§   richiesta nell'ambito di un'indagine, un'ordinanza o un procedimento di carattere giudiziario, amministrativo o legale;

§   ragionevolmente necessaria a seguito di un provvedimento proveniente dalle autorità giudiziarie o di polizia;

§   ragionevolmente necessaria per l'applicazione dei termini e condizioni sottoscritte dall’Interessato con il Titolare, di questa Informativa Privacy e di altri accordi in essere;

§   IlTitolare potrebbe inoltre divulgare dati che riguardano l’Interessato ai suoi revisori o consulenti legali per valutare i suoi diritti e/o obblighi di divulgazione ai sensi di questa Informativa Privacy.

10.       Dati di contatto

Per qualunque informazione relativa alla presente Informativa e/o all’esercizio di alcuno dei diritti o delle facoltà qui indicate, l’Interessato può mandare una mail all’indirizzo: privacy@tundr.tech

Nel caso in cui l’Interessato desideri proporre un reclamo potrà farlo inviando una apposita comunicazione ai seguenti indirizzi: Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, PEC: protocollo@pec.gpdp.it.

11.       Informazioni da fornire qualora i dati siano ottenuti presso altri titolari del trattamento(art. 14 GDPR)

Nell'eventualità che i Dati Personali siano stati forniti dall’Interessato ad un Titolare diverso dal presente, oltre alle Informazioni sopra illustrate, Tundr comunica, a semplice richiesta dell’Interessato, la fonte da cui hanno avuto origine i Dati Personali.

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