Come scrivere il regolamento welfare (e un template di riferimento)

La stesura del regolamento welfare aziendale è molto più che un obbligo normativo da adempiere nel momento in cui si vuole godere di determinati benefici fiscali. Come spiega Massimiliano Scorza, esperto di welfare e co-fondatore della società benefit NOI, è lo spartiacque che segna il passaggio “da un’idea di welfare strumentale, che si riduce all’ottimizzazione del costo del lavoro e che è di fatto un semplice piano premiale, a un concetto di welfare autentico, in grado di mettere davvero al centro il benessere delle persone”.

Dell’obbligo normativo però rimangono le regole: motivo per cui in questa guida, e con il template che mettiamo a disposizione su richiesta in fondo alla pagina, non intendiamo sostituire il supporto di un esperto che potrà guidarvi nella stesura. Piuttosto, vorremmo rendervi consapevoli del processo e offrire qualche punto fermo da tenere come riferimento.

“Anche perché il fai da te rischia di rivelarsi controproducente”, mette in guardia Scorza, “soprattutto nel momento in cui andiamo a definire la platea di chi beneficerà di determinati bonus e non teniamo conto di fattori importanti: per esempio i cambi di livello che potrebbero avvenire nel tempo”. Come nel caso di un contratto di lavoro, anche per il regolamento welfare una scrittura solida e che non si presti a impugnazioni è infatti fondamentale.

Quando bisogna predisporre un regolamento di welfare aziendale

Sul piano normativo, il regolamento welfare diventa necessario nel momento in cui si intende godere della piena deducibilità dei costi legati ai benefit welfare dal reddito d’impresa ai fini dell’IRES, l’imposta sui redditi delle società. “Ma se si arriva a predisporlo nel momento in cui è diventato un obbligo, in genere è già tardi e lo si sta facendo per rimediare a una mancanza”, osserva Scorza.

Perché si possa utilizzarlo in modo davvero strategico, il welfare deve essere pensato in modo ampio, come uno strumento che abbraccia il campo del benessere lavorativo in modo olistico. Da questo punto di vista può essere a costo zero, se andiamo a considerare per esempio la flessibilità del lavoro o l’implementazione di processi organizzativi che consentano a ogni dipendente di pianificare le ferie per tempo sulla base delle proprie esigenze.

“A conti fatti il momento giusto per pensare al piano welfare è allora quando si avvia l’attività d’impresa”, sintetizza il consulente, sottolineando che “naturalmente poi il regolamento deve essere dinamico e seguire la crescita dell’azienda”.

Per chi deve essere scritto regolamento di welfare aziendale

Di per sé la forma scritta è necessaria a livello normativo: come abbiamo visto la legge la impone perché l’azienda possa godere dei benefici fiscali associati al welfare. Questo significa che ci sono dei paletti da rispettare. Nello specifico, la realizzazione del regolamento welfare deve essere fatta nel rispetto della normativa di riferimento, cioè degli articoli 51 e 100 del TUIR, il Testo unico delle imposte sui redditi.

Ma questo non basta, se vogliamo fare le cose bene. Come per un codice etico, dobbiamo aspettarci che il regolamento welfare venga letto da tutti ed è fondamentale che venga condiviso con tutti:

• Con i lavoratori in forza all’azienda nel momento in cui viene predisposto

• Con i dipendenti che entrano a far parte della forza lavoro successivamente

“A volte mi chiedono se poi è necessario farlo firmare a tutti. La risposta è no: tecnicamente non c’è una legge che lo impone”, racconta ancora Scorza. “se è costruito con un intento autentico di cura delle persone, però, questa è una domanda che non bisognerebbe nemmeno porsi: nel momento in cui viene scritto si dovrebbe essere orgogliosi di farlo sottoscrivere a ogni dipendente”.

Elementi indispensabili e buone pratiche

Veniamo così a quello che non può mancare all’interno di un regolamento welfare aziendale:

• Obiettivi iniziali: quali sono le finalità del regolamento

• Chi: quali sono i destinatari del piano welfare

• Cosa: quali sono i benefit che stiamo mettendo a disposizione e che attraverso il regolamento da erogazione liberale diventeranno obblighi aziendali

• Quando: l’arco temporale di validità del regolamento stesso

“Dal punto di vista delle buone pratiche - aggiunge Scorza - è infine necessario partire dalle esigenze delle persone, quindi dall’ascolto dei lavoratori. È fondamentale costruire un piano condiviso che miri realmente a soddisfare dei bisogni: altrimenti si rischia di offrire con le migliori intenzioni qualcosa di inutile o addirittura controproducente”.

L’esempio emblematico è quello di una azienda dove erano stati aggiunti come benefit due giorni di ferie in più che non andavano a intaccare il monte ferie. Peccato che nella stessa azienda esistesse un sistema premiale basato sulle vendite: togliendo giorni di lavoro di fatto si favoriva chi aveva bisogno di più tempo per sé, ma al tempo stesso si penalizzava chi era interessato agli incentivi economici. “E noi siamo dovuti intervenire per correggere la situazione”, conclude il consulente.

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