Piattaforme di welfare aziendale: come sceglierle

La piattaforma di welfare aziendale è il portale digitale attraverso cui vengono gestiti gli employee benefits: fringe, flexible, rimborsi, versamenti e conversione dei premi di risultato. Si tratta dello strumento più importante di cui l’azienda dispone per mettere a terra la propria strategia di welfare, massimizzandone i vantaggi in termini di benessere e soddisfazione dei dipendenti, ma anche di ritorno d’immagine e di valorizzazione del budget investito. La scelta di una piattaforma digitale efficiente ed efficace, a conti fatti, è fondamentale sia per chi il welfare lo controlla sia per chi ne è destinatario:

• Per i dipendenti è l’esperienza di utilizzo stessa a rendere i benefit fruibili in maniera chiara, intuitiva e facile. Qui il tema chiave è la spendibilità.

• Alla funzione HR deve garantire autonomia nella gestione dell’intero processo: dall’onboarding all’assegnazione dei benefit, fino alla loro gestione. Qui il tema chiave è la semplicità.

  
  

Andiamo a considerare nel dettaglio tutti i fattori che è importante prendere in considerazione nel momento in cui andremo a scegliere la nostra piattaforma tecnologica di welfare aziendale.

Quali benefit possono essere erogati attraverso la piattaforma

Dalla piattaforma di welfare aziendale devono passare sia i fringe benefit, che vanno ad aggiungersi alla retribuzione principale e non concorrono alla formazione del reddito imponibile fino a una determinata soglia stabilita per legge (se la si supera, è tassato l’intero valore), sia i flexible benefit, che rappresentano invece una forma di retribuzione complementare e sono esclusi dal reddito secondo regole proprie, per molte voci senza soglie di esenzione.

Trattandosi di benefit diversi che seguono regole differenti, è importante che a livello di user experience la piattaforma di welfare consenta all’utente di distinguerli senza rischio di confusione, avendo sempre ben chiaro il credito ancora disponibile per gli uni e per gli altri.

Per scoprire di più su fringe e flexible benefit consulta le nostre guide dedicate:

• Fringe benefit: cosa sono e come funzionano

• Flexible benefit: vantaggi ed esempi pratici

  
  

Quanta personalizzazione del welfare consente la piattaforma

Ogni dipendente ha bisogni diversi e il piano welfare più efficace è quello che consente a ciascuno di personalizzare la propria fruizione dei benefit in base a questi bisogni, che possiamo dividere in sei categorie principali:

• Tempo libero e svago

• Salute e benessere

• Trasporto

• Formazione professionale

• Istruzione ed educazione dei figli

• Cura dei familiari
  
  

Quando si sceglie un fornitore è quindi importante assicurarsi che la sua piattaforma proponga un paniere ampio di beni e servizi, sia collegata a una rete capillare di partner di qualità e offra benefit fruibili non solo dal dipendente, ma anche dai suoi familiari.

Quali opzioni di spesa abilita la piattaforma welfare

Sia che si tratti di fringe benefit sia che si tratti di flexible benefit, la spendibilità è un fattore decisivo. E la spendibilità passa dagli strumenti che la abilitano: la piattaforma deve consentirci di attivarli e utilizzarli nel modo più semplice possibile. Le opzioni che non devono mancare sono quattro:

• Carta di pagamento (fringe benefit)

• Voucher (flexible benefit)

• Rimborsi (trasporto pubblico, istruzione e cura dei familiari)

• Versamenti (fondo pensione)
  
  

Chiaramente, oltre al cosa conta il come: una piattaforma davvero efficace assicura un’esperienza di utilizzo moderna. Dallo strumento allo store abilitato, tutto deve avvenire all’interno della piattaforma stessa, senza passaggi intermedi. Meno passaggi sono richiesti per trovare, scegliere e usare un benefit senza soluzione di continuità, meglio è.

Quando si valuta un fornitore, conviene quindi provare la piattaforma dal lato del dipendente: accesso, ricerca di un benefit, pagamento, richiesta di rimborso.

E ancora, occhio alla compliance. Nella risposta n. 5/2025, l’Agenzia delle Entrate ha confermato che le carte di debito concesse dai datori di lavoro per usufruire dei fringe benefit possono essere considerate voucher cumulativi e fruire del regime fiscale favorevole.

A patto però che rispettino alcuni criteri:

• Che siano nominative e non cedibili a terzi o commercializzabili.

• Che siano utilizzabili esclusivamente presso gli esercizi commerciali aderenti al circuito del provider che svolgono attività d’impresa nei soli settori preventivamente individuati dall’azienda come potenziali erogatori.

  
  

E qui entra in scena la piattaforma digitale, visto che la lista degli esercenti che rispondono alle condizioni previste è bene che sia individuabile nell’area riservata dedicata ad ogni utente.

Che sia una piattaforma dedicata anche al benessere dei tuoi HR

Chiudiamo con una considerazione che non dovrebbe essere scontata. Attraverso il welfare un’azienda si prende cura dei propri dipendenti.

Tutti i propri dipendenti: per questo la gestione dei benefit non deve generare stress nella funzione HR.

In quest’ottica, è fondamentale affidarsi a soluzioni che offrano un supporto clienti dedicato, gestito dalla piattaforma e che risponda direttamente al dipendente senza che questi debba passare dalle risorse umane. È anche l’indicazione che emerge dall’indagine Unguess, come osserva Alessia Casorati: “Questi dati ci mostrano chiaramente come il servizio clienti, ormai dato per scontato, rivesta un ruolo cruciale”.

Quando la piattaforma non funziona, il costo ricade proprio sulle risorse umane. Come commenta Giorgio Seveso, founder e ceo di Tundr, “se gli strumenti non concretizzano a pari valore lo sforzo che la divisione HR mette in campo per i dipendenti, il rischio è che si generi un effetto boomerang fatto di lamentele e incomprensioni”. Quando invece funziona, l’effetto si vede. Fabio Livi, product manager di Tundr, racconta: “Una HR mi ha detto che si era vista sparire la fila alla scrivania”, e definisce questo “uno dei riconoscimenti più belli che abbiamo ricevuto”.

Domande frequenti sulle piattaforme di welfare aziendale

Il credito caricato sulla carta welfare conta nella soglia dei fringe benefit?

Sì. Si somma agli altri fringe benefit ricevuti nell’anno: buoni acquisto, rimborsi di bollette, affitto o interessi sul mutuo della prima casa, uso dell’auto aziendale. Nel 2025, 2026 e 2027 la soglia è di 1.000 euro, o 2.000 euro per chi ha figli fiscalmente a carico e lo dichiara. Se il totale la supera, è tassato l’intero importo.

Per usare una piattaforma welfare serve un regolamento aziendale?

La piattaforma in sé non lo richiede. Il regolamento conta per l’azienda: se il welfare è previsto da un contratto, da un accordo o da un regolamento che la obbliga, il costo è deducibile per intero (art. 95 del TUIR). Se è offerto volontariamente, la deducibilità si ferma al 5 per mille delle spese per il personale (art. 100). Approfondimento: Come scrivere il regolamento welfare.

Con la piattaforma welfare si possono rimborsare le spese dei familiari?

Sì, a fronte della documentazione della spesa, per istruzione ed educazione dei figli, assistenza ai familiari anziani o non autosufficienti e abbonamenti al trasporto pubblico. Per gli abbonamenti i familiari devono essere fiscalmente a carico. Per le altre voci basta che rientrino tra i familiari ammessi dalla norma, che dal 2025 comprende di nuovo anche fratelli, sorelle, suoceri, generi e nuore.

Fonti

1. TUIR (D.P.R. 917/1986), artt. 12, 51 (commi 2 e 3), 95 e 100

2. DM 25 marzo 2016, art. 6 (voucher welfare)

3. Legge 30 dicembre 2024, n. 207 (Bilancio 2025), art. 1, comma 390 (fringe benefit 2025-2027)

4. D.Lgs. 7 agosto 2026, n. 148, art. 1 (familiari ammessi ai benefit di welfare)

5. Agenzia delle Entrate, risposta n. 5/2025 (carte di debito come voucher cumulativi)

6. Unguess Research Centre, indagine sulle piattaforme digitali di welfare (settembre 2025)